Home / Наш блог / Переезд офиса

КАК ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗОВАТЬ ПЕРЕЕЗД ОФИСА

Рано или поздно каждая компания сталкивается с переездом. Расширение, желание сменить район, город или страну, а может быть просто возможность переехать в новый бизнес-центр, чтобы быть поближе к своим клиентам — причин много, но еще больше моментов, которые стоит учитывать, чтобы переезд произошел без потерь. От того, насколько грамотно будут продуманы этапы — зависит конечный результат и целостность ваших данных. Конечно, самым правильным решением будет сотрудничество с опытной компанией, которая возьмет на себя все хлопоты, но важно знать к чему стоит быть точно готовым.

Ключевые этапы переезда

Какой бы переезд вам не предстоял — полный переезд в новый офис или открытие еще одного филиала с интеграцией новой системы в существующую, вам необходимо будет пройти несколько этапов. Меньше всего вам нужно длительное время простоя или незапланированные перерывы в работе бизнес-процессов, поэтому важным этапом в процессе переезда остается планирование и подготовка.

Организация переезда компании в новый офис

Первый этап: Подготовка

Как только вы найдете подходящее офисное помещение, вам предстоит его тщательная проверка, чтобы убедиться, что оно соответствует всем вашим требованиям. А еще — необходимо будет разработать оптимальную схему сети, чтобы все точки доступа, маршрутизаторы, принтеры, устройства и серверная комната находились в идеальном месте. Вместе с этим, на данном этапе важно не забыть:

Подготовить план переезда, составить схему подключения оборудования и план расположения рабочих мест.

Составить перечень оборудования и материалов, которые необходимо закупить для оснащения нового офиса.

Провести маркировку и документирование всего IT-оборудования.

Сделать несколько резервных копий всех систем данных компании.

Перевести команду на удаленную работу.

Провести демонтаж оборудования в старом офисе.

Второй этап: Переезд

Когда все планы составлены, оборудование промаркировано и закуплено, можно переходить к следующим действиям:

Найти и подключить надежного интернет-провайдера, а лучше сотрудничать сразу с двумя, чтобы у вас всегда был «план Б».

Транспортировать оборудование в новый офис.

Подключить его на объекте в соответствии со схемой расположения.

Установить серверное и сетевое оборудование и запустить его.

Разместить все компьютеры и технику по плану.

Настроить сетевое оборудование и телефонию

Третий этап: Обустройство офиса

Перед тем, как ваши сотрудники смогут приступить к работе, необходимо выполнить следующие действия:

Проверить работоспособность всех систем.

Настроить программное обеспечение.

Подключить всех пользователей и оргтехнику.

Приступить к работе в новом офисе, с новыми силами и вдохновением.

Важно понимать, что у каждой компании есть свои требования и нюансы, которые могут всплыть значительно позже. Поэтому самым правильным решением будет обращение в опытную компанию, которая занимается IT-аутсорсингом и заказать услугу «переезд офиса под ключ». Например, компания os.eco может помочь вам с переездом офиса как в Киеве, так и в другой стране

Что стоит учитывать во время переезда

Тщательно планируйте свой переезд

К переезду стоит готовиться за несколько месяцев, чтобы выбрать подходящее офисное помещение, подготовить технику и команду к такому важному событию.

Обновите оборудование

Переезд в новый офис — отличная возможность провести генеральную уборку и обновить устаревшее оборудование.

Сделайте резервную копию данных

Создайте резервные копии данных, чтобы быть точно уверенным в том, что после переезда — вы найдете все свои цифровые активы.

Проведите тест всех систем

Не забудьте сразу после переезда проверить работу всех систем. Убедитесь, что следующие элементы работают должным образом:

Все серверы работают без перебоев.

Правильно работает переадресация звонков.

Работают все облачные приложения.

Ваша сеть и данные в безопасности.

У вас есть стабильный Wi-Fi.

Типичные ошибки во время переезда

Чтобы ваш переезд прошел без проблем, стоит знать о существовании ряда типичных ошибок и не повторять их.

Организация переезда своими силами

Если у вас сложная IT-инфраструктура, вы можете столкнуться с рядом сложностей — от срыва сроков до некорректной работы оборудования.

Недостаточное изучение нового офиса

Может привести к тому, что электрическая сеть на объекте не будет справляться с нагрузкой, серверная не будет соответствовать ряду важных требований, а местный провайдер не сможет вам гарантировать стабильную скорость.

Экономия времени на проверке оборудования

Не пренебрегайте ревизией и тщательной проверкой элементов IT-инфраструктуры перед переездом и после него.

Отсутствие маркировок

Отсутствие маркировок на компьютерах, мониторах, внешних дисках, серверах, сетевых интерфейсах приводит к тому, что вы будете тратить дополнительное время на проверку и сопоставление.

Это далеко не полный список ошибок, которые допускают компании в процессе перемещения своей IT-инфраструктуры. Каждая ошибка приводит к значительным потерям времени, энергии, денег и репутации. Переезды случаются не так часто, поэтому лучше хорошо к нему подготовиться или доверить работу профессионалам.

Вместо выводов

Если вы только начинаете планировать переезд в новый офис и хотите, чтобы он прошел легко, вы можете обратиться к команде os.eco. Наш опыт поможет вам переехать без рисков и потерь, а возможности нашей команды — позволят оперативно решать все задачи, которые возникнут в процессе.

Ну и самое главное, когда вы работаете с os.eco, вы можете быть уверены в том, что ничего не упустите: офис будет подходить под все ваши требования, оборудование будет подключено, вся информация останется на своих местах, а ваши сотрудники с удовольствием смогут приступить к работе

Наши кейсы

Настройка системы видеонаблюдения и безопасности

Настройка системы безопасности и видеонаблюдения

Услуга: Сопровождение офисов и объектов

Запуск офиса на 200 сотрудников

Запуск офиса на 200 сотрудников за два месяца вместо трех

Услуга: Сопровождение офисов и объектов

Устранение последствий DDoS-атаки

Устранение последствий масштабной DDoS-атаки

Услуга: Кибербезопасность и IT-поддержка

Оставьте ваши контакты

и все остальные задачи мы возьмем на себя

Киев, Спортивная площадь 1, БЦ Gulliver

Оставьте свои контакты

И все остальные задачи мы возьмем на себя