Home / Наш блог / Переїзд офісу

ЯК ПРАВИЛЬНО ОРГАНІЗУВАТИ ПЕРЕЇЗД ОФІСУ

Рано чи пізно кожна компанія стикається з переїздом. Розширення, бажання змінити район, місто чи країну або й просто можливість переїхати в новий бізнес-центр, щоб бути ближче до своїх клієнтів, — причин багато, але ще більше моментів, які варто враховувати, щоб переїзд відбувся без втрат. Від того, наскільки грамотно ви продумаєте етапи, залежить кінцевий результат і цілісність ваших даних. Звісно, найправильнішим рішенням буде співпраця з досвідченою компанією, яка візьме на себе весь клопіт, але важливо знати, до чого варто бути точно готовим.

Ключові етапи переїзду

Хай який переїзд вам належить здійснити – повний переїзд у новий офіс чи відкриття ще однієї філії з інтеграцією нової системи в наявну, вам доведеться пройти кілька етапів. Тривалий час простою або незаплановані перерви в роботі бізнес-процесів зовсім не бажані, тому важливим етапом переїзду залишається планування й підготовка.

Перший етап: підготовка

Коли ви знайдете відповідне офісне приміщення, вам належить ретельно його перевірити, щоб переконатися, що воно відповідає всім вашим вимогам. А ще необхідно розробити оптимальну схему мережі, щоб усі точки доступу, маршрутизатори, принтери, пристрої та серверна кімната було розташовано в ідеальному місці. Разом із цим на цьому етапі важливо не забути:

Підготувати план переїзду, скласти схему підключення обладнання та план розташування робочих місць.

Скласти список обладнання та матеріалів, які необхідно закупити для оснащення нового офісу.

Виконати маркування та документування всього IT-обладнання.

Створити кілька резервних копій усіх систем даних компанії.

Перевести команду на віддалену роботу.

Провести демонтаж обладнання в старому офісі.

Другий етап: переїзд

Коли всі плани складено, обладнання промарковано й закуплено, можна переходити до наступних дій:

Знайти й підключити надійного інтернет-провайдера, а краще співпрацювати відразу з двома, щоб у вас завжди був план «Б».

Транспортувати обладнання в новий офіс.

Підключити його на об'єкті відповідно до схеми розташування.

Установити серверне й мережеве обладнання та запустити його.

Розмістити всі комп'ютери й техніку за планом.

Налаштувати мережеве обладнання та телефонію.

Третій етап: облаштування офісу

Перш ніж працівники зможуть почати роботу, необхідно виконати такі дії:

Перевірити справність усіх систем.

Налаштувати програме забезпечення.

Підключити всіх користувачів і оргтехніку.

Почати роботу в новому офісі з новими силами й натхненням.

Важливо розуміти, що кожна компанія має свої вимоги та нюанси, які можуть виявитися значно пізніше. Тому найправильнішим рішенням буде звернутися до досвідченої компанії, що спеціалізується на IT-аутсорсингу, і замовити послугу «переїзд офісу під ключ». Наприклад, компанія os.eco може допомогти вам із переїздом офісу як у Києві, так і в іншій країні.

Що варто враховувати під час переїзду

Ретельно плануйте переїзд

До переїзду варто готуватися за кілька місяців, щоб вибрати відповідне офісне приміщення та підготувати техніку й команду до такої важливої події.

Оновіть обладнання

Переїзд у новий офіс — чудова нагода виконати генеральне прибирання та оновити застаріле обладнання.

Створіть резервну копію даних

Створіть резервні копії даних, щоб не мати сумнівів у тому, що після переїзду ви знайдете всі свої цифрові активи.

Перевірте роботу всіх систем

Обов’язково одразу після переїзду перевірте роботу всіх систем. Зокрема, переконайтеся в цьому:

Усі сервери працюють без перебоїв.

Правильно працює переадресація дзвінків.

Працюють усі хмарні додатки.

Ваша мережа та дані в безпеці.

Ви маєте стабільне підключення до Wi-Fi.

Типові помилки під час переїзду

Щоб під час переїзду не виникло жодних проблем, варто знати про можливі типові помилки та уникати їх.

Самостійна організація переїзду

Якщо у вас складна IT-інфраструктура, на вас можуть чекати деякі труднощі – від зриву термінів до неналежної роботи обладнання.

Брак інформації про новий офіс

Це може призвести до того, що електрична мережа на об'єкті не справлятиметься з навантаженням, серверна не відповідатиме низці важливих вимог, а місцевий провайдер не зможе гарантувати вам стабільну швидкість.

Економія часу під час перевірки обладнання

Не нехтуйте ревізією та ретельною перевіркою елементів IT-інфраструктури перед переїздом і після нього.

Відсутність маркувань

Відсутність маркувань на комп'ютерах, моніторах, зовнішніх дисках, серверах і мережевих інтерфейсах призведе до того, що ви марнуватимете час на перевірку й зіставлення обладнання.

Це далеко не повний перелік помилок, яких припускаються компанії під час переміщення власної IT-інфраструктури. Кожна помилка призводить до значних втрат часу, енергії, грошей і репутації. Переїзди відбуваються не так часто, тому краще добре підготуватися або довірити роботу професіоналам.

Замість висновків

Якщо ви тільки починаєте планувати переїзд у новий офіс і хочете, щоб вам усе вдалося, зверніться до команди os.eco. Наш досвід і можливості допоможуть вам переїхати без ризиків і втрат, а також оперативно вирішувати всі завдання, що виникнуть у процесі.

І найголовніше: працюючи з os.eco, ви можете бути впевнені в тому, що нічого не проґавите: офіс відповідатиме всім вашим вимогам, обладнання буде підключено, уся інформація залишиться на своїх місцях, а ваші працівники зможуть почати до роботу із задоволенням.

Наші кейси

Залиште свої контакти

і решту завдань ми візьмемо на себе

Київ, Спортивна площа 1, БЦ Gulliver

Залиште ваші контакти

І решту задач ми візьмемо на себе